Vertimac BV (hierna “Vertimac”, “wij”, of “ons”) hecht veel belang aan uw privacy en vindt het belangrijk dat uw gegevens (hierna: “uw gegevens”) steeds met de nodige zorg en vertrouwelijkheid worden behandeld.
Deze privacyverklaring (hierna “Privacyverklaring”) legt uit op welke wijze wij uw gegevens verwerken en wat uw rechten hierbij zijn. Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring nog vragen heeft, kan u ons vanzelfsprekend steeds contacteren via onderstaande contactgegevens:
Het verwerken van uw gegevens omvat elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het dan precies gaat, leest u verder in deze Privacyverklaring. Het begrip ‘verwerking’ is zeer ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken of verspreiden van uw gegevens.
Deze Privacyverklaring is van toepassing in de gevallen waarin Vertimac verantwoordelijk is voor de verwerking van uw gegevens. Dit betekent dat Vertimac het doel en de middelen (of het “waarom” en “hoe”) van de verwerking van uw gegevens bepaalt.
Concreet betekent dit dat deze Privacyverklaring van toepassing is op de verwerking van gegevens van onze websitebezoekers, prospecten, klanten, zakenpartners, medewerkers en sollicitanten. Wanneer het hierbij om een bedrijf gaat, verwerken wij nog steeds gegevens van onze contactpersonen bij deze bedrijven.
Voor de verwerking van gegevens via het gebruik van cookies, verwijzen wij naar onze Cookieverklaring, die integraal deel uitmaakt van deze Privacyverklaring.
Wij kunnen gegevens van u verwerken indien:
Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van u kunnen verwerken. Afhankelijk van uw relatie met Vertimac, en de concrete situatie, verwerken wij niet alle onderstaande gegevens van u.
Aangezien wij voor het verwerken van bovenstaande gegevens vertrouwen op het gebruik van cookies, verwijzen wij naar onze Cookieverklaring voor meer uitleg hierover.
Van de volgende categorieën personen kunnen wij bijkomend nog de onderstaande gegevens verwerken:
Klanten
Wij verwerken uw gegevens enkel voor legitieme doeleinden waarbij de verwerking steeds gebaseerd zal zijn op de rechtsgronden die worden opgesomd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG of GDPR). Hieronder worden de rechtsgronden waarop wij ons baseren, verduidelijkt naargelang uw relatie met Vertimac.
Waar wij ons baseren op uw toestemming, kan u deze op elk moment intrekken door ons te contacteren. Wanneer u uw toestemming mondeling intrekt, verzoeken wij u om dit schriftelijk te bevestigen, via e-mail of per brief.
Waar wij ons op de juridische verwerkingsgrond van onze gerechtvaardigde belangen baseren, zullen we de effecten die dit kan hebben op uw privacy beperken door ons gebruik van de betrokken gegevens te minimaliseren en adequate maatregelen te nemen om ongeoorloofd gebruik te voorkomen zoals bijvoorbeeld toegangs- en beveiligingsmaatregelen. Bovendien heeft u steeds het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen.
In het kader van onze commerciële activiteiten, verwerken wij uw gegevens omdat dit noodzakelijk is voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van een overeenkomst met onze klanten en zakenpartners en teneinde u onze producten en/of diensten te kunnen verschaffen. Daarnaast is de verwerking desgevallend gebaseerd op uw toestemming. Wij verwerken uw gegevens waar relevant ook om onze wettelijke verplichtingen na te komen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij verplicht zijn om de identiteit van de bestuurder van door ons verhuurd materieel mee te delen aan de bevoegde diensten indien hiermee een verkeersovertreding begaan werd.
Tot slot gebruiken wij uw gegevens op basis van onze gerechtvaardigde belangen, die in specifieke gevallen zwaarder wegen dan enig mogelijk nadeel voor uw rechten. In het kader van onze commerciële relaties gebruiken wij bijvoorbeeld uw contactgegevens om u nieuwsbrieven toe te sturen, wanneer u reeds klant bent van ons of al een eerste stap heeft gezet om mogelijk een product of dienst van ons af te nemen. U beschikt hierbij steeds over de mogelijkheid om u hiervoor uit te schrijven via de link die onderaan elke dergelijke e-mail voorzien is. Bovendien is het mogelijk dat wij u na de levering van een product of dienst contacteren om uw feedback hierop te verkrijgen als onze klant of zakenpartner. Op basis daarvan kunnen wij onze commerciële activiteiten evalueren en de aanbieding hiervan verbeteren.
In het kader van het beheer van onze medewerkers, verwerken wij uw gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeids- of samenwerkingsovereenkomst die wij met elkaar gesloten hebben. Wij verwerken uw gegevens ook om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen als werkgever.
Wij nemen daarnaast, op basis van onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, mogelijk foto’s en/of videobeelden waarop u mogelijk (mee) afgebeeld staat in het kader van onze bedrijfsvoering of activiteiten die daarbuiten vallen (bv. personeelsfeesten of teambuilding). Dit beeldmateriaal kan intern beschikbaar gesteld worden via ons intranet. Indien wij foto’s of videobeelden waarop u (mee) afgebeeld staat echter wensen te gebruiken in externe bedrijfscommunicatie (bv. voor uw profiel op onze website, bedrijfsvideo’s of andere externe bedrijfscommunicatie), zullen wij vóór dergelijk gebruik uw toestemming vragen.
Wij verwerken uw medische gegevens onder meer op basis van onze verplichtingen op het gebied van het arbeidsrecht, voor doeleinden van arbeidsgeneeskunde en de beoordeling van uw arbeidsgeschiktheid.
Wij verwerken uw gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten enkel voor zover toegestaan door de wet en andere toepasselijke regelgeving, met name voor zover dat noodzakelijk is voor het beheer van onze eigen geschillen, of om aan te geven dat wij niet betrokken dienen te worden in dergelijke geschillen.
In het kader van een sollicitatieprocedure, verwerken wij uw gegevens op basis van uw toestemming.
Wanneer u solliciteert via een tussenpersoon (bv. een selectie- of interimkantoor), verleent u, binnen de grenzen van diens eigen privacybeleid en -verklaring, desgevallend toestemming aan deze tussenpersoon om de gegevens aan ons over te maken zodat wij uw sollicitatie in overweging kunnen nemen.
Wij verzamelen uw gegevens voor verschillende doeleinden. Hieronder wordt een onderscheid gemaakt tussen de verwerking van gegevens van enerzijds onze prospecten, klanten, zakenpartners en sollicitanten, en anderzijds onze medewerkers.
Wanneer wij uw gegevens wensen te verwerken voor een ander doel dan dat waarvoor de gegevens zijn verkregen, zullen wij u contacteren vóór de verdere verwerking van die gegevens.
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt.
Wanneer het niet langer noodzakelijk is uw gegevens te verwerken, zullen we deze wissen of anonimiseren. Als dit (technisch) onmogelijk is, bijvoorbeeld omdat uw gegevens in back-uparchieven zijn opgeslagen, dan bewaren wij uw gegevens maar zullen wij deze niet verder verwerken en verwijderen wij deze wanneer dit mogelijk wordt.
In het kader van een sollicitatieprocedure, houden wij uw gegevens gedurende een redelijke termijn bij indien het initieel niet tot een samenwerking komt. Dit doen wij om u gedurende deze periode eventueel op de hoogte te kunnen brengen van nieuwe, gepaste carrièremogelijkheden binnen Vertimac.
Wij verkrijgen uw gegevens rechtstreeks van u, van openbare bronnen of van derden (bv. van een selectie- of interimkantoor indien u via een dergelijk kantoor bij ons solliciteert).
Wanneer wij uw gegevens van derden verkrijgen, hebben wij samenwerkingsverbanden met diverse partners zoals bedrijven die gespecialiseerd zijn in het vergaren van bedrijfsinformatie of het aanleveren van prospectielijsten, en andere gegevensleveranciers. Wanneer wij gegevens van een derde ontvangen, gebeurt dit binnen de grenzen van diens eigen privacybeleid- en verklaring.
Wanneer wij uw gegevens van openbare bronnen verkrijgen, gaat het bijvoorbeeld om het consulteren van de Kruispuntbank van Ondernemingen, persberichten en andere publiek beschikbare informatie. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om het raadplegen van uw profiel op professionele sociale mediakanalen in het kader van een sollicitatie.
Sommige gegevens worden daarenboven verzameld bij het gebruik van onze website door middel van het gebruik van cookies of daarmee vergelijkbare technologieën. Voor meer uitleg hierover verwijzen wij naar onze Cookieverklaring.
Wij bewaren uw gegevens voornamelijk op onze interne en streng beveiligde dataserver.
Wij besteden een gedeelte van onze verwerkingsprocessen, waaronder het beheer van onze Website en Platform, echter uit aan derde partijen. Eventuele externe dienstverleners treden op als gegevensverwerkers namen ons (zie punt G).
Wij en onze verwerkers hebben de nodige fysieke en passende technische en organisatorische (voorzorg)maatregelen getroffen met het oog op het beveiligen van uw gegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. We beperken de toegang tot gegevens tot personeel en derden indien die toegang nodig hebben voor legitieme, relevante zakelijke doeleinden.
Wij zullen uw gegevens niet doorgeven aan derden, tenzij wanneer wij daar door de wet toe verplicht zijn, u daarin toestemt of wanneer het noodzakelijk is voor het bereiken van één van onze voormelde doeleinden. Wanneer het gaat om het naleven van onze wettelijke verplichtingen, wijzen wij als voorbeeld op de verplichting om de identiteit van de bestuurder van ons verhuurd materieel kenbaar te maken, wanneer de huurder hiermee een verkeersovertreding begaat.
Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners, zogenaamde “verwerkers”, ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het leveren van onze diensten, het beheren van onze IT-systemen of het uitvoeren van enige andere (interne) bedrijfsprocessen zoals het bijhouden van onze klanten- en personeelsdossiers. Deze externe dienstverleners voeren desgevallend bepaalde verwerkingen van gegevens uit namens ons. Wij zullen uw gegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen door middel van een zogenaamde “verwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd afgesloten.
Wanneer wij uw gegevens doorgeven naar verwerkers die ze buiten de Europees Economische Ruimte verwerken, zal dit enkel gebeuren naar landen waarvan de Europese Commissie heeft bevestigd dat ze een passend beschermingsniveau van uw gegevens waarborgen, of wanneer andere maatregelen genomen zijn om de rechtmatige verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren.
U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de gegevens die wij van u verwerken. Indien u een beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve ons te contacteren via de contactgegevens opgenomen in de laatste titel van deze Privacyverklaring.
U heeft het recht om uw gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen. Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van uw gegevens, onder meer wat betreft de categorieën van gegevens die van u verwerkt worden en voor welke doeleinden dit gebeurt.
Bv. u vraagt een kopie op van de gegevens die wij van u verwerken.
U heeft het recht om uw gegevens te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.
Bv. u wil uw e-mailadres in ons systeem laten aanpassen naar aanleiding van uw overstap naar een andere provider.
U heeft het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen.
Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek in te willigen, onder meer wanneer het bijhouden van bepaalde gegevens gedurende een bepaalde termijn wettelijk verplicht is.
Bv. u wenst de verwijdering van alle gegevens die u in het kader van uw sollicitatie aan ons heeft verstrekt.
U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.
Bv. u gaat overstappen naar een andere telecomprovider, waardoor u een nieuw telefoonnummer zal krijgen. U wenst de verwerking stop te zetten tot u dit nieuwe nummer aan ons heeft doorgegeven, zodat wij u niet op uw gedeactiveerde nummer proberen te contacteren.
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. In dit geval dienen wij de verwerking stop te zetten, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren om de verwerking voort te zetten.
U kan echter steeds bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens ten behoeve van direct marketing, waarna wij verplicht zijn de verwerking voor deze doeleinden stop te zetten.
Bv. u verzet zich tegen het gebruik van uw gegevens voor marketingdoeleinden (bv. toesturen van nieuwsbrieven).
U heeft het recht om uw gegevens die u zelf aan ons verstrekt heeft, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze makkelijk aan een andere organisatie worden overgedragen.
U heeft bovendien het recht om ons te verzoeken om uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie.
Wij zullen een dergelijk verzoek echter niet steeds kunnen inwilligen. Zo kan het technisch onmogelijk zijn om de betrokken gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie.
Bv. u vraagt om de gegevens die u aan ons hebt verstrekt in het kader van een sollicitatie, over te dragen aan uzelf en een interimkantoor.
De uitoefening van bovenstaande rechten is echter onderworpen aan bepaalde uitzonderingen om het algemeen belang, onze belangen en belangen van andere individuen te beschermen.
Wanneer u een verzoek tot uitoefening van uw rechten indient, zullen wij indien wij twijfelen aan uw identiteit, vragen om deze te verifiëren. Wij zullen hiervoor verzoeken om documenten over te maken die uw identificatie zonder redelijke twijfel mogelijk maken, zoals een kopie van uw identiteitskaart. Dit doen wij om te voorkomen dat uw gegevens in de verkeerde handen terechtkomen. U kan hierop de niet-relevante gegevens, zoals rijksregisternummer en foto, doorhalen.
De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos. Wanneer uw verzoek echter kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In datzelfde geval kunnen wij er echter ook voor kiezen om geen gevolg te geven aan uw verzoek. U wordt desgevallend op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.
In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van 1 maand na ontvangst van uw verzoek op de hoogte van het gevolg dat hieraan wordt gegeven. In geval van complexe of veelvuldige verzoeken, kan deze termijn verlengd worden naar 3 maanden. In dit laatste geval wordt u geïnformeerd over de verlenging van de antwoordtermijn.
Wij kunnen eenzijdig beslissen veranderingen aan deze privacyverklaring aan te brengen. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze Website en Platform. De datum waarop onze Privacyverklaring het laatst gewijzigd is, kan u helemaal onderaan terugvinden.
Ondanks alles dat wij in het werk stellen om uw privacy te beschermen en de wetgeving daaromtrent na te leven, is het mogelijk dat u het niet eens bent met de manier waarop wij uw gegevens verzamelen, gebruiken, en/of verwerken.
Vanzelfsprekend kan u in dat geval steeds contact met ons opnemen, maar daarnaast beschikt u ook over andere klachtmogelijkheden.
In eerste instantie wijzen wij nogmaals op onze contactgegevens:
U kan daarnaast op elk moment een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar de volgende pagina: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen. De Gegevensbeschermingsautoriteit is te bereiken via onderstaande contactgegevens:
- via telefoon: +32 (0)2 274 48 00
- via fax: +32 (0)2 274 48 35
- via e-mail: contact@apd-gba.be
- via brief: Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Indien u schade zou lijden, is het daarnaast ook steeds mogelijk om een vordering tot schadevergoeding in te stellen bij de bevoegde rechtbank.
Voor meer informatie met betrekking tot klachten en mogelijkheden tot verhaal nodigen wij u uit om de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit te raadplegen: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Laatst gewijzigd op: 28/07/2020